Znate onu uzrečicu: „Ne postoje problemi, već samo izazovi?“ A neki vole reći i prilike. Na taj način ne želimo umanjiti problematiku situacije, već dati si motivaciju za rješavanje iste.
I baš to je tema ovog bloga jer situacija je jasna. Računovodstvena struka suočava se s nizom izazova od kojih su najznačajniji oni vezani uz česte zakonske promjene. Kad na to dodamo nedostatak stručnog kadra, visoku razinu stresa i odgovornosti i sve začinimo nerealnim očekivanjima klijenata, dobro je znati da postoji svijetlo na kraju tunela.
1. Česte zakonske promjene
Problem: Česte promjene zakona, poreznih propisa, ukidanje ili dodavanje izvještaja zahtijevaju stalno praćenje i edukaciju, a navedeno povećava radno opterećenje i rizik od grešaka.
Rješenje: Jasno je da svi članovi tima trebaju biti u toku, no preporuka je da definirate jednog člana tima ili nekoliko njih (ovisno o veličini vaše organizacije) koji će pratiti, rezimirati i informirati ostale u obliku kratkog sažetka sa linkovima za više informacija. U timu sigurno postoji osoba koja ima potrebnu stručnost, a navedeno će kolektivu uštediti dragocjeno vrijeme. Korisno je i pratiti stručne baze znanja, newslettere te se educirati putem webinara i video sadržaja. Zašto stručnjaci ne bi odradili pola posla za vas?
Sljedeće rješenje je specijalizacija za određeno područje, npr. za PDV, neprofitne organizacije ili paušalni obrt. Da, to znači i manji raspon klijenata, no donosi i manje stresa i bolju pokrivenost tematike.
2. Digitalizacija
Problem: Digitalizaciju dijelom nameću zakoni i da, pri tome mislimo na eRačune, ali i prije toga je postajala sve veća potreba za odmakom od papirologije što je zahtijevalo i zahtijevat će sve veću prilagodbu novim alatima. Navedeno znači veći trošak vremena, ali i novaca.
Rješenje: Realno, ovo je možda jedan od slađih izazova, pogotovo ako se kroz rješenja prisjetimo svih benefita. Uvođenje računovodstvenog programa ili ERP-a pojednostavit će vaš posao, ubrzati procese, automatizirati ih, a čak vam i smanjiti brigu oko zakonskih promjena. Da, svaki računovodstveni program koji drži do sebe i svojih korisnika prati zakonske promjene i na vrijeme ih implementira.
Korisno je odlučiti se za „all-in-one“ rješenje u kojem možete voditi poslovanje, izrađivati izvještaje, eRačune, ali i grafičke prikaze i analize za vas ili za vaše klijente. Ne možemo ni nabrojati koliko muha smo riješili ovim jednim potezom!
3. Manjak stručnog kadra
Problem: Budimo realni, mlađe generacije se rijetko danas odlučuju za računovodstvenu struku, taj poziv nije toliko atraktivan te teret posla pada na „staru gardu“. To povećava stres i rizik od izgaranja.
Rješenje: Sistematizacija radnih mjesta i jasni karijerni put oduševit će i trenutne, ali i privući nove zaposlenike. Jasna slika razvoja u karijeri omogućit će zaposlenicima da vide dugoročne benefite zaposlenja u vašoj organizaciji jednostavno iz razloga što znaju što mogu očekivati i što za to trebaju ispuniti. Korisno je prilikom oglašavanja radnog mjesta naglasiti da nudite mentorstvo i sustavno prenošenje znanja jer ovo je svakako struka u kojoj je konstantna edukacija prioritet. I naravno, dio posla prepustite programskom rješenju, a ako za nešto niste stručni ili nemate vremena i outsourcing je odlična ideja. Osim što će vam uštediti vrijeme i rasteretiti zaposlenike, sigurno ćete i svi zajedno nešto novo naučiti.
Pokažite da ste moderni i da idete ukorak s vremenom. Web stranica atraktivnog izgleda i jasnog sadržaja odličan su mamac za nove zaposlenike, ali i klijente. Pa to je prvo što idemo pogledati kad krenemo istraživati neku tvrtku, zar ne?
4. Rokovi i opterećenje zaposlenika
Problem: Kao i u svakom poslu, i ovdje postoje određena hektična razdoblja, no morate priznati, ovdje su stvarno česta. Predaje izvještaja, rok za PDV, obračuni plaće samo su neka od njih, a osim stresa često donose i visoku odgovornost.
Rješenje: Automatizacija i digitalizacija su osnova svega. Računovodstveni program omogućit će vam automatizaciju ponavljajućih procesa, masovne obrade i više vremena, a time i novaca, prostora za nove klijente ili ono na što ni ne pomišljamo, slobodno vrijeme.
Definirani rokovi za dostavu dokumenata od strane klijenata zasigurno će sačuvati živce, a digitalna dostava dokumenata ubrzat će cijeli taj proces, ali i smanjiti mogućnost gubitka papirologije.
Ono o čemu treba razmisliti je i naplata dodatno utrošenih sati za uvijek prisutne hitne slučajeve, i one „samo još ovo“. Pri tome mislimo na usluge koje nisu inicijalno dogovorene.
Svakako i bolja interna organizacija i raspodjela posla uz definirane radne sate i poštivanje istih su nešto na čemu će zaposlenici biti najviše zahvalni.
5. Zaštita podataka
Problem: Ovo je svakako jedan od većih izazova. Rad u računovodstvu znači rad s osjetljivim financijskim podacima, ali i rad s osobnim podacima klijenata. Briga oko sigurnosti i privatnosti je u današnje doba čestih cyber napada stvarna i osnovana.
Rješenje: Ako još niste, svakako razmislite o tehničkoj zaštiti (enkripcija podataka, sigurnosne kopije, kontrola pristupa, 2FA, antivirusi i firewall), ali i fizičkoj. Iako cloud rješenja nude visoku razinu sigurnosti, jasno je da postoje i fizički dokumenti i tu je bitna zaštita u vidu zaključanih ormara te ograničenog pristupa prostorijama (server soba). Jasno definiranje GDPR-a, ali i informiranje i edukacija zaposlenika o svemu navedenom uz definiranje pravila korištenja računala i e-maila te zaključavanje računala predstavljaju važan dio sigurnog poslovanja, a to nije bitno samo vama već i klijentima koji vam daju svoje povjerenje. I podatke.
6. Nerealna očekivanja klijenata
Problem: Vođenje knjiga? Ne, klijenti danas očekuju i poslovno i porezno savjetovanje te analitiku.
Rješenje: Nije stvar u tome da vi ne možete ponuditi sve što klijent traži, bitno je jasno dogovoriti što ćete raditi za njega kako bi mogli osigurati potrebne resurse i izbjeći stres, gubitak novaca i nezadovoljstvo svih uključenih. Definirajte pakete usluga, a dodatno zapečatite dogovor ugovorom u kojem će biti jasno navedeno što suradnja uključuje, a što je dio zasebne naplate.
I savjet zlata vrijedan. Ne bježite od odbijanja problematičnih klijenata. To je nešto o čemu je teško razmišljati na početku poslovanja kad vjerujemo da nam baš svaki klijent treba, no kako poslovanje raste, rastu i izazovi i često je potrebno donijeti teže strateške odluke. Ovo je jedna od onih koja može pozitivno djelovati na rast poslovanja i mir „u kući“. Sigurno ste i vi imali slučaj da onaj jedan klijent unosi nemir u poslovanje i lošu atmosferu u tim?
Izazova će uvijek biti, uz njih rastemo i učimo i na kraju priče jedno je sigurno. Računovođa budućnosti postaje poslovni partner svojim klijentima. Potrebe klijenata su veće, razni alati nam olakšaju odgovaranje na njih, a naglasak u poslovanju trebamo staviti na stvaranje dodane vrijednosti za klijente uz realna očekivanja obje strane.
Jednostavno je, zar ne?
