Kontroling je relativno mlada funkcija menadžmenta, čija je važnost u novije vrijeme od iznimnog značaja za ostvarivanje ciljeva, mjerenje postignutih rezultata i ključ pri donošenju budućih odluka usko povezanih s poslovanjem tvrtki. S druge strane, digitalizacija predstavlja proces prelaska na digitalno poslovanje, odnosno kontinuirano i sustavno korištenje digitalnih tehnologija u svrhu promjene modela poslovanja.
Koja je veza između poslovnih procesa, digitalizacije i kontrolinga? Kada ste posljednji puta preispitali svoje poslovanje i poslovne procese koje koristite? U nastavku saznajte kako se kontroling i digitalizacija poslovnih procesa međusobno nadopunjuju te kako mogu pomoći vašem poslovanju.
Što je kontroling?
Kontroling, kao funkcija menadžmenta, već je dulje vrijeme prisutan u privatnom sektoru. Kako je s vremenom dobivao na važnosti i pokazao se kao važan čimbenik ostvarenja ciljeva, praćenja postignutih rezultata te planiranja i koordiniranja poslovnih procesa, kontroling se počeo implementirati i u javnom sektoru.
Potpomognut napretkom informacijskih tehnologija i digitalizacijom, kontroling je postao nezaobilazna funkcija menadžmenta u javnom i privatnom sektoru. Kontroling je u stalnoj koordinaciji s ostalim menadžerskim funkcijama, a zbog određenih kombinacija, razlikuje se više oblika kontrolinga.
No, što je zapravo kontroling? Radi li se samo o kontroli?
Prije svega, kontroling je prijatelj menadžmenta i uprave. Ne bavi se prošlošću, nego je usmjeren na budućnost. Ranim upozorenjima da stvari kreću u krivom smjeru pomaže pri donošenju odluka jer vlasnicima i menadžerima daje jasne i točne potrebne podatke i pokazatelje na vrijeme kako bi oni mogli donijeti pravu odluku.
Kontroling je i sredstvo za poboljšanje poslovanja, optimiziranje poslovnih procesa, kapaciteta i resursa te racionalizaciju troškova. Kontrola je samo jedan od instrumenata kontrolinga pomoću koje pratimo odstupanja od zadanih parametara.
Kontroling nije jednoznačan, nije šablona koja se primjenjuje. Svako poduzeće, ma koliko ono malo bilo, zahtjeva individualan pristup. Kontroling, u današnje vrijeme, upravljanje promatra kroz tri nerazdvojive stavke: jasnu strategiju, plan dugoročne održivosti poduzeća i procjenu rizika s kojima se poduzeće i poslovanje susreću.
Tko je kontroler?
Donositelji odluka trebaju aktivno prihvatiti pomoć iz kontrolinga kao najbolji savjet koji mogu dobiti. Naime, niti jedan odjel ne može dati na jednom mjestu toliko mnogo raznovrsnih informacija kao kontroling, a niti jedan drugi zaposlenik ne može imati tako sveobuhvatnu sliku svih dimenzija poslovanja koliko to može imati dobar kontroler.
Kontroler je educirana osoba primarno iz područja računovodstva. Kao što kontroler leta navodi avione da sigurno prizemlje, tako i ekonomski kontroler osigurava uz suradnju menadžmenta da njegovo poduzeće sigurno “dođe” u područje dobiti.
Glavni zadatak kontrolera je opskrbljivanje uprave računovodstvenim savjetima. Da bi kontroler bio dobar u svome poslu, potrebno je da u nekom smislu predviđa budućnost poduzeća te svoje savjete izlaže i prije nego ih se zatraži. Kontroler ne izvršava direktno akcije, već savjetuje menadžment o budućim postupcima korisnim za poduzeće.
Zašto je tolika potreba za kontrolingom?
U svijetu globalizacije i multinacionalnih poduzeća potreba za kontrolingom je u stalnom porastu zbog sve složenijeg okruženja te brzih tehnoloških promjena i budućeg usmjeravanja odluka u svrhu ostvarenja ciljeva i održivog uspješnog poslovanja.
U modernom visoko informatiziranom poslovnom svijetu jedno od temeljnih pitanja za mnoge inženjere poslovnih informacijskih sustava, autore stručnih radova i njihove čitatelje je “Što bi se trebalo automatizirati, a što bi trebali raditi ljudi?”. Ovo pitanje nije novo, naprotiv – to je jedno od prvih pitanja na koje je pokušala odgovoriti prva industrijska revolucija. Međutim, razvoj događaja u znanosti o podacima, strojnom učenju i umjetnoj inteligenciji nas prisiljava da neprestano razmatramo ovo pitanje.
Moderno uredsko poslovanje informatičkog doba često podrazumijeva mnoštvo zadataka i radnji koje su tehnički potrebne, ali suštinski ne angažiraju čovjeka u cjelini njegovih intelektualnih sposobnosti, znanja, iskustava i vještina. Takvi poslovi su značajan izvor mentalnog i fizičkog umora, a istodobno ne pružaju gotovo nikakvu motivacijsku povratnu informaciju kao što je osjećaj nakon dobro obavljenog posla koji nas ispunjava.
Zadaci kontrolinga su:
- stručna pomoć u izgradnji i provedbi planiranja, kontrole i informiranja,
- usklađivanje planova i ciljeva s ostvarenim rezultatima,
- poslovno izvještavanje i interpretacija,
- stručna pomoć kod izrade i ostvarenja proračuna,
- stručna pomoć kod operativnog planiranja,
- stručna pomoć kod obračuna troškova i izrade kalkulacija,
- ekonomsko savjetovanje za poduzeće i područja u poduzeću,
- podrška planiranju, kontroli, informiranju i izvještavanju te
- koordinacija projekata poduzeća.
Način oblikovanja zadataka kontrolinga u poduzeću ovisno je o njegovoj veličini, vrsti posla kojim se bavi, problemima u poduzeću te očekivanjima o daljnjem poslovanju.
Poslovno okruženje i radna zajednica u poduzeću zaista se stalno nalaze u raskoraku. Brzi tehnološki napredak dovodi do toga da postojeći poslovni modeli zastarijevaju, a cjelokupne industrijske grane se međusobno stapaju ili potpuno nestaju sa scene. Osim toga, u mnogim etabliranim poduzećima raste pritisak na konkurentnost. Te promjene okvirnih uvjeta manje utječu na značaj, a mnogo više na primjenu kontrolinga.
Trenutno se u sklopu povećane digitalizacije i automatizacije događaju promjene unutar odjela kontrolera, uloge kontrolera te procesa i instrumenata u kontrolingu.
Koja je veza između poslovnih procesa, digitalizacije i kontrolinga?
Poslovanje današnjih poduzeća se uvelike razlikuje od načina poslovanja koji se primjenjivao prije desetak godina. Danas je sve važnija transformacija poduzeća u odnosu na tradicionalno poslovanje u čemu itekako pomaže digitalizacija koja dovodi do digitalne transformacije poduzeća.
Digitalizacija označava mijenjanje i preobrazbu poslovnog modela korištenjem različitih tehnologija koje mogu poremetiti odnos snaga na tržištu, odnosno u značajnu prednost staviti poduzeća koja su prigrlila nove tehnologije. Kontroling je temelj digitalizacije i digitalne transformacije.
Za sve koji žele zakoračiti u digitalnu transformaciju i razviti svoj digitalni poslovni model, kontroling je osnovni poligon na kojem se suštinski uređuju procesi. Postavljanje, mapiranje i kontrola procesa, kontinuirano poboljšavanje procesa – vodeći su poslovi i zadaci kontrolinga, a bez njega nema niti trajne održivosti sustava.
Razvoj novih tehnologija, softvera i aplikacija omogućio je da se poduzeća povežu s korisnicima na različitim razinama – od informiranja o kupnji, pomoći pri odlučivanju i procesu kupnje do razmjene informacija o zadovoljstvu. Digitalna transformacija znači promjenu svih oblika poslovanja i procesa u kojima su zaposlenici u interakciji s njezinim korisnicima.
Kontroling brine o razvoju digitalnih alata i praćenju poslovanja kroz te digitalne alate, a trajni mu je zadatak i briga o tome koliko svi zaposlenici razumiju procese i održavaju ih na visokoj razini kvalitete.
Prije početka procesa, moraju se jasno propisati procesi, definirati kako će se što raditi i kakvi podaci će se sakupljati, ali i definirati što će se kasnije analizirati i tko će za to biti zadužen.
Bez dobrog kontrolinga teško je uspješno digitalizirati poslovanje, no isto tako digitalna transformacija poduzeća ključna je za uspješno obavljanje zadataka kontrolinga. Također, važno je shvatiti da digitaliziranje poslovanja ili dijelova poslovanja nije jednokratan posao. Upravo suprotno, zahtijeva trajnu brigu i održavanje.
Uloga kontrolinga ogleda se u pomoći pri promjeni tj. poboljšanju dosadašnjih procesa i definiranju novih procesa i ciljeva koji će povećati konkurentnost poduzeća.
Pripremio: Ivan VIDAS, mag. oec.
