Koja je razlika između e-Računa i računa u elektroničkom obliku?

Što je račun u elektroničkom obliku?

Dokumentacija i njezino vođenje u elektroničkom obliku je u Hrvatskoj uređeno s nekoliko propisa.

Poreznim propisima regulirana je obveza izdavanja računa, mogućnost izdavanja računa u elektroničkom obliku, kao i čuvanje poslovne dokumentacije u elektroničkom obliku. Posebnim je propisima određena obveza izdavanja računa u e-obliku u postupcima javne nabave.

Prema poreznim propisima, odnosno Zakonu o PDV-u i Pravilniku o PDV-u, račun u elektroničkom obliku definiran je kao račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u bilo kojem elektroničkom formatu.

To znači da se ne mora nužno raditi o strukturiranom formatu poput XML-a, već se može koristiti i PDF, e-mail s priloženim dokumentom ili drugi digitalni formati.

Ključni zahtjevi za takav račun su:

• vjerodostojnost podrijetla – osigurava se da je dokument autentičan,
• cjelovitost sadržaja – sadržaj računa mora ostati nepromijenjen od trenutka izdavanja do kraja razdoblja pohrane,
• čitljivost – račun mora biti jasan i lako razumljiv.

Ovi zahtjevi jamče da račun u elektroničkom obliku ima istu pravnu snagu kao i papirnati račun te omogućuju jednostavno arhiviranje i pristup poslovnoj dokumentaciji.

Što je e-Račun?

E-Račun je specifičan oblik elektroničkog računa koji se izdaje, šalje i zaprima u strukturiranom elektroničkom formatu, najčešće u XML datoteci. Ovaj format omogućuje automatsku obradu podataka, što značajno ubrzava računovodstvene procese i minimizira mogućnost ljudske pogreške.

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi jasno propisuje upotrebu e-Računa, a njihova primjena postala je obvezna od 2019. godine za sve izdavatelje računa koji isporučuju robe i usluge javnim i sektorskim naručiteljima. Zahvaljujući strukturiranom formatu, e-Računi doprinose bržem fakturiranju, smanjenju administrativnih troškova te olakšavaju integraciju podataka među poslovnim sustavima.

U današnjem poslovnom okruženju digitalne ekonomije poslovne transakcije odvijaju se digitalno i u realnom vremenu. Pravovremena i brza reakcija te brzi i efikasni poslovni procesi unutar organizacije ključni su za poslovni uspjeh i povećanje konkurentnosti.

E-Račun smanjuje troškove, povećava točnost, produktivnost, ubrzava fakturiranje i plaćanje te pozitivno utječe na okoliš. Predstavlja najrašireniju elektroničku ispravu i zbog toga mu pripada središnja uloga u razvoju elektroničkog poslovanja te digitalnog gospodarstva općenito.

E-račun je račun izdan, prenijet i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu koji omogućuje njegovu automatsku i strojnu obradu.

Uvođenjem elektroničkog fakturiranja u poslovanje, ubrzavaju se i automatiziraju poslovni procesi, smanjuju troškovi poslovanja, ostvaruju značajne uštede te se potencijalno stvara veća dodana vrijednost u poslovanju, kako u poslovnom sektoru tako i u državnoj upravi.

Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi uvela se obveza zaprimanja e-Računa u postupcima javne nabave od 1. prosinca 2018. te obveza izdavanja e-Računa u postupcima javne nabave od 1. srpnja 2019. godine.

Ključne razlike i primjena

	Račun u elektroničkom obliku:	može biti PDF, e-mail prilog ili sken računa, izjednačen je s papirnatim računima u B2B poslovanju, potrebna suglasnost primatelja za zaprimanje računa.
	E-Račun:	strukturirani digitalni račun u XML formatu, od 2019. obvezan u javnoj nabavi, postat će standard za sve poslovne subjekte.

Od 1. siječnja 2026., uvođenjem Fiskalizacije 2.0, e-Računi postaju obvezni u svim transakcijama između poduzetnika.

Koliko god to zbunjujuće zvučalo, račun u elektroničkom obliku i e-Račun ne predstavljaju isto značenje.

Račun u elektroničkom obliku obuhvaća sve digitalne formate za izdavanje i zaprimanje računa, bez obzira na to jesu li strukturirani (npr. XML) ili ne. Ovaj pojam je širi te se primjenjuje i u segmentu B2B poslovanja, gdje se omogućava fleksibilnost u načinu izdavanja računa.

Prema odredbama Zakona o PDV-u, računi se mogu izdavati i slati na papiru ili u elektroničkom obliku ako postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa. Suglasnost za prihvaćanje računa u elektroničkom obliku primatelj daje u pisanom obliku ili dogovorom o obradi ili plaćanju primljenog računa.

E-Račun je strogo strukturiran (najčešće XML) i prvenstveno se zasad koristi u javnoj nabavi. Upravo zbog automatizacije obrade, e-Računi omogućuju brži obrtaj i preciznije upravljanje podacima.

Dakle, e-Račun je digitalna verzija klasičnog papirnatog računa koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.

Strukturirani elektronički oblik znači da je original e-Računa u XML formatu, a to znači da je osigurana vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost u vremenu trajanja dokumenta.

Mnogi pogrešno pretpostavljaju da je račun kreiran na računalu i poslan putem e-maila u PDF formatu jednak pravom e-Računu, što nije slučaj. PDF dokument, iako digitalan, ne sadrži sve zakonom propisane elemente potrebne za automatiziranu, elektroničku obradu.

Za pravi e-Račun, neophodno je koristiti strukturirani XML format koji uključuje jedinstveni identifikator, kvalificirani elektronički potpis ili izdavateljev pečat te ostale podatke prilagođene automatskoj validaciji i knjiženju. Upravo zbog tih ključnih elemenata, PDF računi se ne mogu automatski učitati u sustave poput DMS-a ili ERP-a, čime se gube glavne prednosti elektroničnog računa.

Inovacije, Fiskalizacija 2.0 i europski planovi

Provedba novog projekta Fiskalizacije 2.0 bit će u potpunosti usklađena sa Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, posebice u segmentu procesa i standarda za izdavanje i zaprimanje e-računa. Svi elementi e-Računa bit će međusobno usklađeni, a primjenjivat će se EU norma s pripadajućim hrvatskim proširenjem koje je trenutno u izradi.

Centralna platforma ostat će u funkciji i njeno korištenje ostaje obvezno za sve obveznike. Platforma će biti nadograđena kako bi podržala distribuirani rad i nove protokole predviđene u okviru inicijative Fiskalizacija 2.0.

Također, potrebno je istaknuti da te promjene neće utjecati na postojeće konekcije, odnosno, za korisnike javnog sektora sustav će nastaviti funkcionirati kao i do sada.

Cilj Projekta Fiskalizacija 2.0. je uspostava sustava za fiskaliziranje računa koji se izdaju u gospodarstvu (B2B) uz implementaciju sustava bezgotovinskog plaćanja putem e-Računa s integriranom e-arhivom te aktivnim, jedinstvenim i naprednim online knjigovodstvom u sustavu PDV-a kako bi se osigurao cijeli niz koristi za sve dionike i poslovne subjekte. E-Računi će stoga uskoro postati obvezni kod svih ispostava računa.

Procjenjuje se da bi se potpunim uvođenjem e-Računa uštedjelo čak 423 milijarde eura, a uštede od uvođenja elektroničkog računa kreću se od 7 do 20 eura po računu – pri čemu kupac ostvaruje 80 posto uštede, dok prodavatelj dobiva preostalih 20 posto. Republika Hrvatska planira uvesti e-Račun kao standard B2B poslovanja od 2026. godine, što će znatno doprinijeti digitalnoj transformaciji te modernizaciji vođenja poslovne dokumentacije.

Porezni propisi reguliraju obvezu izdavanja računa, mogućnost izdavanja računa u elektroničkom obliku te način čuvanja poslovne dokumentacije – s posebnim propisima za izdavanje računa u e-obliku u postupcima javne nabave.

Digitalno doba donosi revoluciju u načinu vođenja poslovanja, a razumijevanje razlika između e-Računa i računa u elektroničkom obliku predstavlja ključ za uspjeh u tom procesu.

Digitalizacija procesa izdavanja, obrade i arhiviranja računa ne samo da modernizira poslovanje, već i potiče održivost i ekološki osviješten pristup te da se kao poduzetnici usredotočite na ono što je zaista važno – uspješno poslovanje i inovacije u digitalnom dobu.

Razmjena e-Računa uz pravi alat

Uvođenje e-Računa u svakodnevno poslovanje postaje sve važnije, osobito s nadolazećim promjenama koje donosi Fiskalizacija 2.0. Kako bi se svim obveznicima olakšala prilagodba, dostupni su alati koji omogućuju jednostavnu razmjenu e-Računa. Jedan od takvih alata je Saop ERP, moćno ERP programsko rješenje koje omogućuje izdavanje, slanje, zaprimanje i arhiviranje e-Računa. 

Pripremio: Ivan VIDAS, mag. oec.