Jeste li znali da nepravilno čuvanje računovodstvene dokumentacije može dovesti do ozbiljnih pravnih i financijskih posljedica? Kako osigurati da vaša računovodstvena dokumentacija bude u skladu s novim zakonskim propisima? Što sve trebate znati kako biste izbjegli kazne i osigurali uredno poslovanje?
Krajem 2024. godine, na snagu je stupio novi Zakon o računovodstvu, donoseći niz promjena za poduzetnike, uključujući i nove rokove čuvanja računovodstvene dokumentacije. Sve što trebate znati donosimo u nastavku bloga.
“Novi” Zakon o računovodstvu donosi promjene koje će utjecati na većinu poreznih obveznika. Glavni cilj ovih izmjena je unaprijediti transparentnost i točnost u poslovanju te osigurati da se sve financijske aktivnosti mogu provjeriti i pratiti.
Poduzetnik je dužan prikupljati i sastavljati knjigovodstvene isprave, voditi poslovne knjige te sastavljati godišnje financijske izvještaje i godišnje konsolidirane financijske izvještaje u skladu sa Zakonom o računovodstvu i na temelju njega donesenim propisima, poštujući pri tome standarde financijskog izvještavanja te temeljna načela urednog knjigovodstva.
Isto tako, poduzetnik je dužan organizirati prikupljanje i sastavljanje knjigovodstvenih isprava, vođenje poslovnih knjiga te sastavljanje godišnjih financijskih izvještaja i godišnjih konsolidiranih financijskih izvještaja na način da je moguće provjeriti poslovne događaje, financijski položaj i uspješnost poslovanja poduzetnika.
Ako poduzetnik povjeri obavljanje računovodstvenih poslova i funkcije računovodstva drugim pravnim ili fizičkim osobama, poduzetnik ostaje u potpunosti odgovoran za povjerene poslove, kao i za nesmetano obavljanje nadzora od strane nadzornih tijela.
Računovodstvena dokumentacija
Računovodstvena dokumentacija uključuje knjigovodstvene isprave, poslovne knjige, godišnje financijske izvještaje i godišnje konsolidirane financijske izvještaje, kao i godišnji izvještaj i konsolidirani godišnji izvještaj.
Poduzetnik mora osigurati da je računovodstvena dokumentacija točna, potpuna, provjerljiva, razumljiva i zaštićena od oštećenja i promjena. Ako se otkrije da je neka dokumentacija nepotpuna, neprovjerljiva, netočna ili nerazumljiva, poduzetnik je dužan ispraviti je odmah, uz evidentiranje osobe koja je izvršila ispravak, datuma ispravka i sadržaja dokumenta prije i nakon ispravka.
Računovodstvena dokumentacija koja je nečitka ili se ne može prenijeti u čitljiv format ne smatra se valjanom. Poduzetnik mora poduzeti mjere kako bi zaštitio dokumentaciju od gubitka, oštećenja, zlouporabe, uništenja, neovlaštenog pristupa ili krađe.
Također, poduzetnik je odgovoran za evidentiranje svih knjigovodstvenih promjena tijekom poslovne godine.
Što su knjigovodstvene isprave?
Knjigovodstvene isprave predstavljaju svaki pisani dokument ili elektronički zapis o poslovnom događaju koji čini osnovu za unos podataka u poslovne knjige. Važno je da knjigovodstvena isprava bude nedvojbena i istinita, sadržavajući sve bitne podatke o poslovnom događaju.
Isprave moraju sadržavati:
- naziv i broj knjigovodstvene isprave ili jedinstvenu identifikacijsku oznaku knjigovodstvene isprave,
- opis sadržaja poslovnog događaja i identifikaciju sudionika poslovnog događaja,
- novčani iznos ili cijenu po mjernoj jedinici s obračunom ukupnog iznosa,
- datum poslovnog događaja ako nije isti kao datum izdavanja knjigovodstvene isprave,
- datum izdavanja knjigovodstvene isprave,
- potpis osobe odgovorne za sastavljanje knjigovodstvene isprave.
Knjigovodstvene isprave su ključne za pravilno vođenje poslovanja jer omogućuju provjeru točnosti i urednosti financijskih podataka.
Nadalje, knjigovodstvena isprava mora biti vjerodostojna, uredna i sastavljena na način da osigurava pravodobni nadzor.
Osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika ili osoba na koju je internim pravilima i procedurama prenesena ovlast za potpisivanje knjigovodstvene isprave jamči svojim potpisom na izdanoj knjigovodstvenoj ispravi da je ona vjerodostojna, uredna i ima potreban sadržaj.
Vjerodostojna knjigovodstvena isprava pisana je isprava, elektronički zapis ili zapis knjigovodstvene pisane isprave ili elektroničkog zapisa na nositelju mikrografske obrade čiji sadržaj samostalno ili povezan sa sadržajem drugih vjerodostojnih knjigovodstvenih isprava navedenih u toj ispravi točno, jasno i potpuno odražava činjenično stanje relevantno za određeni poslovni događaj koji ima kao posljedicu knjigovodstvene promjene te ako sadržava sve elemente sukladno Zakonu o računovodstvu.
Rokovi čuvanja knjigovodstvenih isprava
Prema odredbama Zakona o računovodstvu knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade.
Knjigovodstvene isprave čuvaju se, i to:
- isplatne liste – najmanje šest godina,
- analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno
- isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu – najmanje 11 godina,
- isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige – najmanje 11 godina.
Poduzetnik može knjigovodstvene isprave koje čuva u izvornom pisanom obliku pretvoriti u elektronički zapis, ako to nije protivno drugim propisima i ako se time ne umanjuje njihova vjerodostojnost i dokazna snaga, ali se pri tome mora pridržavati odredbi Zakona o računovodstvu.
Rok čuvanja knjigovodstvenih isprava počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesene.
Što su poslovne knjige?
Poslovne knjige su sustavna evidencija svih knjigovodstvenih promjena koje su se dogodile tijekom poslovne godine. One obuhvaćaju dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige. Podaci se u poslovne knjige unose na temelju knjigovodstvenih isprava i moraju biti vođeni po načelu nepromjenjivog zapisa o nastalom poslovnom događaju, a vode se po načelu sustava dvojnog knjigovodstva.
Poduzetnik mora osigurati kontrolu unesenih podataka, ispravnost unosa, čuvanje podataka, mogućnost korištenja podataka, mogućnost dobivanja uvida u promet i stanja na računima glavne knjige te mogućnost uvida u vremenski slijed unosa poslovnih događaja.
Rokovi čuvanja poslovnih knjiga
Ako se poslovne knjige vode kao elektronički zapis, glavna knjiga mora se nakon zaključivanja na kraju poslovne godine zaštititi na način da u njoj nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova, da ju je moguće u svakom trenutku otisnuti na papir i mora se potpisati elektroničkim potpisom u skladu s propisom kojim se uređuje elektronički potpis ili se mora otisnuti na papir i uvezati na način da nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova i mora je potpisati osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika.
Rokovi za čuvanje poslovnih knjiga su sljedeći:
- dnevnik i glavna knjiga – najmanje 11 godina,
- pomoćne knjige – najmanje 11 godina.
Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se one odnose.
Godišnji financijski izvještaji
Poduzetnici su dužni sastavljati godišnje financijske izvještaje u obliku, sadržaju i na način propisan Zakonom o računovodstvu i na temelju njega donesenim propisima.
Godišnje financijske izvještaje čine: izvještaj o financijskom položaju (bilanca), račun dobiti i gubitka , izvještaj o ostaloj sveobuhvatnoj dobiti, izvještaj o novčanim tokovima, izvještaj o promjenama kapitala i bilješke uz godišnje financijske izvještaje.
Godišnji financijski izvještaji čuvaju se trajno u izvorniku.
Specifičnosti čuvanja računovodstvene dokumentacije
Poduzetnik može odlučiti čuvati knjigovodstvene isprave i poslovne knjige izvan područja Republike Hrvatske, ali samo u drugoj državi članici. U tom slučaju poduzetnik je u svakom trenutku odgovoran za knjigovodstvene isprave i poslovne knjige te mora tijelima nadležnim za nadzor na njihov zahtjev bez odgađanja omogućiti njihovo korištenje za potrebe nadzora.
Međutim, ako je drugim propisima za druge potrebe propisano čuvanje ili odlaganje računovodstvene dokumentacije u pojedinim registrima ili bazama, poduzetnik ne može, bez pisane suglasnosti nadležnog tijela, čuvati knjigovodstvene isprave i poslovne knjige izvan područja Republike Hrvatske i dužan je bez odgađanja osigurati povrat u Republiku Hrvatsku i njihovo odlaganje, u skladu s takvim propisima.
Također, poduzetnik koji računovodstvenu dokumentaciju pohranjuje pomoću elektroničkih uređaja kojima se jamči online pristup podacima mora na zahtjev omogućiti tijelu koje obavlja nadzor pravo pristupa, preuzimanja i korištenja tih knjigovodstvenih isprava.
Uredna dokumentacija i poštivanje novih rokova čuvanja ključni su za izbjegavanje pravnih problema i osiguranje stabilnog poslovanja.
Pripremio: Ivan VIDAS, mag. oec.
