Znate li da Saop ERP Modul Plaće može značajno unaprijediti Vaše poslovanje? Pregledna evidencija radnog vremena, kontrola nad podacima, mogućnost brzih izmjena samo su neke od prednosti navedenog modula, a više o samoj praksi te praktičnosti i uštedi vremena ispričao nam je Siniša Vujnović, voditelj odjela obračuna plaća u tvrtki Klimaoprema.
Po struci magistar ekonomije iskustvo je stjecao radeći za nekoliko konzultantsko-revizorskih tvrtki, uključujući i hrvatsku podružnicu jedne od tzv. Big 4 kompanija, u kojima je radio na poslovima obračuna plaća, implementaciji softvera za obračune plaća i općenitoj implementaciji sustava obračuna plaća renomiranih globalnih klijenata na lokalnoj razini.
Klimaopremi se pridružio u veljači 2024. godine na poziciji Voditelja odjela obračuna plaća gdje mu je jedna od prvih zadaća bila uspostava internog odjela obračuna plaća, pronalazak suradnika i zajedno s Upravom društva odabir softvera za obračun plaća.
„U trenutku davanja ovog intervjua mogu reći da je odjel uspostavio punu kontrolu nad obračunom plaća, budući da smo nakon ljetnog godišnjeg odmora imali prvu samostalnu isplatu plaća bez greške. Trenutno osiguravamo da svaki mjesec oko 900 zaposlenika dobije pravovremenu i točnu isplatu plaće.
Prije uvođenja SAOP ERP rješenja, plaće su se obračunavale kod vanjskih partnera koji pružaju usluge obračuna plaća. Kad imate ovako veliku proizvodnu tvrtku, teško je imati eksternaliziranu uslugu obračuna plaća i konstantnu povratnu informaciju od vanjskih suradnika, budući da gotovo svaki dan trebate instant informacije. To je jako teško i to znam jako dobro jer sam bio konzultant punih devet godina. Kad ste s druge strane, nažalost nikad nemate jednog klijenta na kojemu radite, već je to dosta veliki broj, a svaki je specifičan na svoj način.
Drugi problem je bio što nismo mogli imati potpunu kontrolu nad obračunom jer nismo imali softver iz kojega možemo instantno preuzeti podatke i raditi željene kontrole prije, za vrijeme i nakon obračuna plaća.“, ističe Siniša.
Zašto baš Saop ERP?
„Može se reći da je jedan od razloga bila moja prethodna i uspješna višegodišnja suradnja s vašom tvrtkom na području obračuna plaća koristeći SAOP ERP rješenje, gdje sam mogao dati dodatne inpute znajući što ERP rješenje pruža uzevši u obzir naše potrebe.“, naglašava Siniša, a mi se moramo složiti da je osobno iskustvo ili preporuka najbolji temelj za kvalitetan odabir.
„Bitni razlozi su nam svakako bili i visok stupanj automatiziranosti softvera, gdje je moguće izvesti masovni uvoz podataka u sami obračun, uvoz zaposlenika itd., a uz minimalan manualni rad, što prije svega štedi vrijeme na repetitivnim zadacima.
Ono što je velika prednost SAOP-a jesu integrirana rješenja za razne analitike, poput tzv. OLAP analiza, koje korisniku omogućuju da u svakom trenutku koristi vlastite predefinirane šprance za razne izvještaje, počevši od sumarnih pregleda troškova zaposlenika po svakoj pojedinoj vrsti zarade pa do pregleda kredita i obračunatih doprinosa u odabranim periodima. Uz to sve, imamo izvještaje koji nam omogućuju direktnu usporedbu dva različita mjeseca – na razini apsolutnih iznosa po zaposleniku i na razini postotaka po zaposleniku.
To je ono što sve velike i ozbiljne tvrtke poput nas moraju konstantno pratiti kao dio podloga za ispravno planiranje i donošenje budućih odluka.“
Implemetacija i važnost podrške
Sama implementacija ovisi od projekta do projekta, ali to je proces koji se treba kvalitetno odraditi te tako i traje neki duži period - konkretno kod Klimaopreme je trajala oko četiri mjeseca.
„U proces implementacije je uložen veliki trud nas samih, a podrška koju smo dobili od SAOP konzultanata bila je odlična. Za svaki korak na kojemu smo zapeli, odgovor smo dobivali unutar kratkog vremena i problem bi se riješio jako brzo. Treba uzeti u obzir da su konzultanti prebacili preko 6000 obračuna plaća iz baze drugog softvera koji nije bio SAOP i to sve samim krajem srpnja i početkom kolovoza kad su godišnji odmori u punom jeku!“ zadovoljno ističe Siniša te nastavlja: „U početnoj fazi korištenja naišli smo na svega nekoliko prepreka, koje smo riješili vrlo jednostavno sami ili brzom reakcijom Saop konzultanata. Sve u svemu, odrađen je lavovski posao prilikom faze implementacije, radili smo i „penny test“ i tu smo odmah znali da nećemo imati problema kad krenemo samostalno obračunavati plaće u SAOP-u.“
Pričajmo malo o prednostima
SAOP prije svega donosi značajnu uštedu vremena na jednostavnim zadacima, a ima li boljeg primjera od onog stvarnog iz prakse?
„Za primjer mogu uzeti prijenos zaposlenika u bazu programa prilikom faze implementacije. Dva dana sam slagao Excel koji služi za uvoz zaposlenika. Kad je bio konačno spreman, SAOP je uvoz cca. 900 zaposlenika odradio za 30-ak sekundi. Da smo to sve morali tipkati ručno, danima bismo to radili. A kad manualno unosite podatke u bilo koji softver, vjerojatnost pogreške je iznimno visoka.
Na primjeru veličine naše tvrtke, slobodno mogu reći da SAOP donosi uštedu barem jedne osobe, a postojeće osobe mogu više vremena posvetiti kontrolama cjelokupnog procesa obračuna plaća umjesto da se bave silnim „kucanjem“. Procijenio sam da bi u našem slučaju manualnog obračuna plaća, mjesečno trebalo upisati preko 6000 redaka. Nema šanse da bi obračuni u tom slučaju prolazili bez greške, a ne bi bilo ni vremena za provesti kontrole.
Božićnice je, primjerice, moguće obračunati i isplatiti za 10-15 minuta.
Generalno govoreći o svim segmentima posla, ključ je u povećanju produktivnosti jer bez toga nema ni porasta plaća.
Sad zamislite koliko primjerice jedan knjigovodstveni servis ili tvrtka koja ima interni obračun plaća, gubi novaca na zapošljavanje više osoba, koristeći „jeftiniji“ program. Ovo povežite s prethodnom rečenicom i bit će jasno o čemu pričam.“, zaključuje Siniša, ali ističe i dodatne prednosti: „Sad kad nam je interni sustav obračuna plaća posložen, možemo brzo uvesti nove zaposlenike u program, umjesto da ručno unosimo podatke. Troškove pratimo po nekoliko analitika, tako da kad nam se javi netko od kolega voditelja i traži troškovne preglede svojih zaposlenika unutar odjela, podatke dobiju za par minuta. Potrebno je samo odabrati tražene periode u SAOP-u, filtrirati odjel i podaci su odmah u Excelu. Samo za usporedbu, prije uvođenja SAOP-a, ove podatke smo samo jednim dijelom mogli dobiti u Excelu pa nam je ako je voditelj tako zahtijevao, dobivanje podataka u Excelu doslovno bilo pretipkavanje s PDF-a u Excel. To je vjerojatno nešto najbizarnije što možete imati u modernim vremenima u ovako visoko analitičkom poslu.
Sva sreća pa su ta vremena sad iza nas."
Zaposlenici i mojINFO aplikacija
Jasno je da nema točnog obračuna plaće bez ispravne evidencije radnog vremena, a online rješenje mojINFO omogućuje baš to - zaposlenicima jednostavnu evidenciju radnog vremena, najavu godišnjih odmora i drugih izostanaka te uvid u vlastitu kadrovsku dokumentaciju, a zaposlenicima u ulozi voditelja dodatno i pregled prisutnosti i izostanaka članova tima.
Siniša objašnjava kako je kod njih to prihvaćeno: "U početku uvođenja aplikacije mojINFO, zaposlenici su bili pomalo skeptični jer je sve novo, ali je sučelje iznimno „user friendly“ i prihvaćeno je dosta brzo. Obuka je napravljena s konzultantima, a i mi smo interno uvijek na raspolaganju te postoje i detaljno pisane upute, korak po korak.
Velika prednost je što korištenjem aplikacije mojINFO, redak u Excelu ne može „pobjeći“, totali su dostupni u posebnom dashboardu i isto tako se mogu jednostavno izvesti u CSV format i otvoriti u Excelu za dodatne kontrole.„
Prednosti digitalne transformacije
„Sjetite se recimo ne tako davne krize izazvane globalnom pandemijom korona virusa. Svi uredski orijentirani poslovi koji su tad na raspolaganju imali laptope, preko noći su se prebacili na kućni režim rada. Oni koji su imali kutije tj. stolna računala muku su mučili s uspostavom i normalizacijom poslovanja. S jedne strane imate zabranu odlaska (u ured), a s druge strane radnika koji sjedi doma i nema na čemu raditi jer se nisu prije sjetili riješiti tih istih kutija i nabaviti laptope i onda odjednom imate neplanirani trošak jer trebate kupiti npr. 50-ak laptopa i svima olakšati život.“, odlično primjećuje Siniša i za kraj dodaje: „Druge tvrtke koje razmišljaju o uvođenju SAOP ERP rješenja i općenito transformaciji poslovanja, ne samo digitalnoj, moraju prije svega odlučiti hoće li i dalje samo razmišljati ili će zbilja i djelovati po pitanju digitalne i opće transformacije svog poslovanja. Živimo u turbulentnim vremenima, AI je iz dana u dan sve više prisutan u poslovanju i tvrtke koje budu pratile trendove neće imati pretjeranih izazova i problema po pitanju poslovanja, a vrlo vjerojatno ni po pitanju radne snage. Tvrtke koje odluče zadržati status quo, imaju dosta velike izglede da se kroz narednih 5-10 godina jednostavno ugase jer će biti nekonkurentne na tržištu.
Digitalizacija procesa obračuna plaća uvelike pomaže Klimaopremi kroz uštedu vremena na manualnim repetitivnim zadacima i povećava produktivnost odjela, brzi pristup informacijama voditeljima i Upravi društva te većoj posveti kontrolama jer eliminira greške što svakako pridonosi većem zadovoljstvu svih zaposlenika.“.
U konačnici, to nam je svima i cilj, zar ne?
