Organizacija inventure

Danas je popis inventure moguće pojednostaviti uz pomoć mobilnih uređaja, kao što su namjenski prijenosni terminali, pametni telefoni ili tableti s mogućnošću prepoznavanja QR ili bar koda za prikupljanje podataka u stvarnom vremenu.

U nastavku bloga rezimiramo kako se organizacijski i vremenski pripremiti za inventuru, te na koji način je pojednostaviti.

Inventura je sustavni postupak brojanja i vrednovanja cjelokupne imovine poduzeća, uključujući materijale, poluproizvode, gotove proizvode, opremu i ostala sredstva.

 

Stereotipne predodžbe o inventuri

Kad se inventura u poduzećima obavljala ručno, općenito je vrijedilo da je riječ o jednom od najzahtjevnijih i najnapornijih zadataka u poslovnoj godini, a visoka razina pogrešaka smatrala se „dijelom procesa“.

Da bi se proveli svi potrebni popisi, to je često značilo zaustavljanje proizvodnje i zatvaranje skladišta. Sve je to donosilo brojne organizacijske izazove, jer je u proces trebalo uključiti veći broj zaposlenika koji su se brinuli za pravilnost postupka te unos i provjeru popisanih podataka.

 

Što o inventuri kažu zakonski propisi

Inventura je zakonska obveza te ju je potrebno provesti najmanje jednom godišnje, na početku ili po prestanku obavljanja djelatnosti, te uvijek kada je potrebno provjeriti usklađenost poslovnih knjiga sa stvarnim stanjem.

Navedene obveze proizlaze iz  Zakona o računovodstvu Zakon o računovodstvu - Zakon.hr (Članak 14 .Stavka 2.) i Općeg poreznog zakona Opći porezni zakon - Zakon.hr (Članak 66.Stavka  14).

Rezultati popisa izravno utječu na bilancu, pa se popis mora provesti točno.

U okviru popisa potrebno je otkriti i pravilno obraditi razlike između knjigovodstvenog i stvarnog stanja te sve postupke detaljno dokumentirati za potrebe nadzora.

Provedba mora biti u skladu s pravilnikom o računovodstvu, koji određuje način popisa, vrednovanja i obrade utvrđenih razlika.

 

Kada se provodi inventura?

Obično se provodi na kraju računovodstvenog razdoblja, ali neki je provode i u posebnim situacijama:

• Veća kretanja u skladištima - kod premještaja velike količine zaliha, inventura osigurava usklađenost evidencija.
• Veće promjene u poslovanju - ako poduzeće prelazi na novi softver, mijenja način proizvodnje ili započinje veća proširenja proizvodnje.
• Prilikom kupnje ili prodaje poduzeća - kako bi se osigurala točna procjena vrijednosti imovine.

 

Koja su rizici ako se inventura ne provede ispravno?

Utvrđivanjem točnog stanja zaliha, opreme i druge imovine poduzeće dobiva ključne podatke za izradu financijskih izvještaja, obračun poreza i usklađivanje financijskih izvještaja sa stvarnim stanjem.

Ako inventura nije provedena ispravno, poduzeća u pravilu krše propise. Precizan popis ne znači samo uredno i učinkovito poslovanje, već i poduzeću omogućuje da:

• Provjerava točnost podataka - odgovara li fizičko stanje zaliha računovodstvenoj evidenciji.
• Optimizira zalihe -  pomoću podataka o zalihama poduzeće bolje planira proizvodnju i nabavu.
• Ispunjava zakonske zahtjeve - zakonodavstvo zahtijeva da poduzeće provodi redovite i točne inventure. Nedostatak preciznih evidencija znači kršenje propisa.
• Sprječava moguće krađe i pogreške - popis pomaže u otkrivanju grešaka u postupcima i mogućih neovlaštenih odljeva sredstava.

 

5 savjeta kako odrediti optimalno vrijeme za inventuru

Najčešće se inventura provodi na kraju poslovne godine, ali postoje i neki drugi aspekti koje vrijedi razmotriti. Pa kako odrediti najoptimalnije vrijeme?

Uskladite termin s poslovnom godinom

Iako zakon zahtijeva da se inventura provede najmanje jednom godišnje, smisleno je to učiniti na kraju poslovne godine. Tako podaci inventure točno odražavaju stanje u završnim računovodstvenim izvještajima i olakšavaju pripremu bilanci. Česta praksa je i da poduzeća ne čekaju posljednji dan poslovne godine, već inventuri pristupe jednom u posljednjem kvartalu godine.

Uz minimalne zalihe

Inventuru je najbolje provesti kada su zalihe najniže, jer je tada popis brži, jednostavniji i jeftiniji (na kraju proizvodnih ciklusa, prije primitka većih količina materijala …).

Uzmite u obzir sezonska opterećenja

Odredite termin inventure izvan glavnih sezonskih vrhova ili razdoblja kada je proizvodnja najopterećenija. Primjer: za poduzeća s većom prodajom u blagdanskom razdoblju, svakako je bolje provesti inventuru nakon sezone, kada su poslovni procesi manje intenzivni.

Izbjegavajte važne poslovne događaje

Planiranje inventure tijekom važnih događaja, poput pokretanja novih proizvodnih linija, većih projekata ili revizijskih pregleda, može ometati tijek inventure i uzrokovati kašnjenja.

I još…

Osim navedenih smjernica, preporučuje se unaprijed procijeniti koliko će popis trajati s obzirom na opseg zaliha i složenost procesa te razmotriti uvođenje digitalnih rješenja za bržu provedbu inventure i time manji utjecaj na redovne poslovne procese.

 

Prethodna priprema je ključna

Dobar plan i priprema temelj su uspješne inventure. Osim izrade pisanih postupaka o metodologiji rada, imenovanju odgovornih osoba, praćenju stanja zaliha i drugih faktora, prije same provedbe potrebno je osigurati i:

• Označavanje robe i sredstava - Svaki element zaliha ili osnovno sredstvo mora biti opremljen naljepnicom koja sadrži bar kod, QR kod ili RFID oznaku za brzu identifikaciju.
• Odabir odgovarajućeg materijala za označavanje - Za sredstva u zahtjevnim okruženjima (npr. visoka vlaga, temperatura, kemikalije, vibracije) potrebno je koristiti specijalizirane naljepnice otporne na te uvjete.
• Osiguravanje optimalnih uvjeta za popis - Robu je  potrebno smisleno rasporediti i urediti tako da je pristup svim sredstvima brz i jednostavan.

 

Kako pojednostaviti inventuru učinkovitom metodom?

Tradicionalni ručni postupci popisa često su dugotrajni i podložni ljudskim pogreškama, poput nepravilnog brojanja ili pogrešnog raspoređivanja zaliha. Za bilježenje podataka bez prekidanja radnog procesa, velike koristi mogu pružiti suvremena digitalna rješenja za mobilno prikupljanje podataka.

Naime, ona omogućuju da se podaci o zalihama, opremi i drugim sredstvima prikupljaju izravno „na terenu“ i pomoću mobilnih uređaja – pametnih telefona, namjenskih prijenosnih terminala ili tableta s mogućnošću očitavanja bar kodova, QR kodova ili RFID oznaka – prenesu u središnji ERP sustav.

Ključne prednosti mobilnog pristupa su:

• Brži proces prikupljanja podataka: umjesto da zaposlenici moraju ručno unositi podatke, mogu ih izravno unijeti u sustav očitavanjem koda (bar kod, QR …).
• Manje pogrešaka: automatskim očitavanjem koda smanjuje se mogućnost pogrešaka pri unosu. Štoviše, mobilni uređaji mogu odmah provjeriti valjanost unesenih podataka, što dodatno smanjuje vjerojatnost pogrešaka.
• Prijenos podataka u ERP sustav: kada se podaci prikupe putem mobilnih uređaja, oni se odmah prenose u središnji ERP sustav poduzeća, što omogućuje trenutačno usklađivanje zaliha i smanjuje pogreške pri prijenosu podataka.
• Praćenje i izvještavanje u stvarnom vremenu: pomoću mobilnih uređaja moguće je pratiti napredak inventure u stvarnom vremenu. Uprava može vidjeti koji dijelovi procesa su završeni i gdje dolazi do mogućih problema.
• Jednostavna integracija s postojećim sustavima: mobilno prikupljanje podataka može se bez problema integrirati s postojećim ERP i WMS sustavima, što omogućuje nesmetan prijelaz između različitih faza proizvodnje i skladištenja.
• Usklađenost sa zakonodavstvom: pomoću mobilnih uređaja poduzeće  može osigurati usklađenost sa zakonskim zahtjevima, jer podatke o inventuri mogu brzo dostaviti nadležnim tijelima kad je to potrebno.

 

Digitalizacija inventure: primjeri iz prakse

Izravno prikupljanje podataka putem mobilnih uređaja pojednostavljuje i ubrzava cijeli postupak inventure. U nastavku pogledajmo nekoliko konkretnih situacija.

U proizvodnji

Na proizvodnim linijama zaposlenici pomoću optičkih čitača bilježe potrošnju materijala i stanje proizvoda – potrošnju proizvoda ili poluproizvoda. Budući da se podaci odmah prenose u ERP sustav, proizvodnja može precizno pratiti procese i brže se prilagođavati.

U skladištu

Brzo očitavanje bar kodova ili RFID oznaka omogućuje stalno ažuriranje zaliha u sustavu, evidentiranje premještaja te pregled nad nalozima i zalihama. Transparentnost se osigurava bilježenjem tko i kada je proveo inventuru.

U logistici

Mobilni uređaji poboljšavaju praćenje pošiljki, provjeru zaliha prilikom dostave ili otpreme te praćenje kretanja robe. Ažuriranja u stvarnom vremenu smanjuju pogreške i općenito optimiziraju procese.