Način izračuna troškova povezanih uz proces zapošljavanja često nije u potpunosti definiran i kompanije imaju različite pristupe i metriku koju koriste. No, jedno je sigurno, poslodavac mora poznavati stvarne troškove zapošljavanja i troškove fluktuacije radnika. Također, prilikom zapošljavanja novih radnika, uz troškove, dolaze i obveze poslodavca prema tim radnicima.
Svaka zaposlena osoba važan je dio određene organizacijske strukture te bi trebala svojim doprinosom održavati zdravo funkcioniranje tvrtke ili pak pokretati njen daljnji razvoj.
Proces zapošljavanja kompanije koriste u situacijama kada tek započinju s poslovanjem, kada se šire te kada imaju potrebu za zamjenom postojećih zaposlenika ili onih koji su napustili kompaniju. Ovaj proces neophodan je za uspješno zapošljavanje upravo onih ljudi koji će ostvarivati najbolje rezultate.
Zapošljavanje obično provode odjeli ljudskih potencijala/resursa, no u malim tvrtkama takvi odjeli ne postoje te je od izuzetne važnosti da vlasnici i menadžeri steknu vještine potrebne za provođenje procesa.
Cilj zapošljavanja predstavlja uspostavljanje niza akcija kako bi se pronašla najbolja skupina kandidata, a iz koje će se moći popuniti upražnjena radna mjesta.
Stopa zadržavanja zaposlenika u određenoj kompaniji jedan je od načina kojima se mjeri uspješnost odjela ljudskih potencijala, ali i poslovanja kompanije.
S druge strane, stopa fluktuacije zaposlenika odnosi se na udio zaposlenika koji napuštaju kompaniju tijekom određenog vremenskog razdoblja. Ona uključuje dobrovoljni i prisilni odlazak zaposlenika, a isključuje unutarnja kretanja kao što su promocije i interni transferi te zaposlenike koji su na rodiljnom ili roditeljskom dopustu, plaćenom ili neplaćenom dopustu, bolovanju i sl.
Zadržavanje zaposlenika ukazuje na sposobnost organizacije da spriječi fluktuaciju zaposlenika, broj ljudi koji napuste svoje radno mjesto u određenom razdoblju, bilo dobrovoljno ili prisilno.
Ključna razlika je u tome što stopa zadržavanja ne uključuje nove zaposlenike, već samo osobe koji su već zaposleni tijekom razdoblja u kojem se stopa mjeri. Visoka fluktuacija i niske stope zadržavanja označavaju probleme u vezi s kulturom organizacije i iskustvom zaposlenika.
Sa svakim novim zapošljavanjem dolaze novi troškovi i obveze poslodavca.
Troškovi fluktuacije zaposlenika
Svakodnevno više ili manje iskusni zaposlenici odlaze iz poduzeća, a svaki od njih nosi dio znanja i iskustva specifičnog za tvrtku i njezine procese.
Troškovi fluktuacije zaposlenika veći su nego što bi se to na prvu moglo pomisliti. Iako postoje izravni troškovi financijske prirode, neizravni troškovi mogu otići još i dalje.
Naravno, troškovi ovise o razlogu odlaska. Pri dragovoljnom odlasku zaposlenih, oni su znatno manji (samo izlazni intervju i opći administrativni troškovi), nego kada organizacija poduzima aktivnosti smanjivanja broja zaposlenih zbog restrukturiranja, snižavanja obujma proizvodnje i sl.
Trošak neželjenog odlaska zaposlenika iz tvrtke može uključivati nekoliko čimbenika od kojih neki jesu, a neki nisu direktno mjerljivi. Obje kategorije mogu imati dugoročne posljedice za tvrtku koje se mogu kvantificirati u vidu troškova neželjene fluktuacije kadra kao odljev znanja i iskustva.
Neki od troškova kod odlaska zaposlenika odnose se na:
- trošak neangažiranog zaposlenika od dana kada je najavio odlazak do dana odlaska iz kompanije,
- isplatu otpremnine i ostalih prava radnika,
- sate rada na administrativnim poslovima (razduživanje, dokumentacija, odjave, primopredaja posla i sredstava za rad, itd.),
- organiziranje i provedbu izlaznog intervjua,
- probleme u procesu rada zbog odlaska zaposlenika i dr.
Kada zaposlenici napuštaju tvrtku, odlaze sa svojim znanjem i iskustvom, što može značiti da će drugi zaposlenici u tvrtki morati preuzeti njihove zadatke ili će biti potrebno zaposliti novo osoblje. U svakom slučaju, to će rezultirati dodatnim troškovima prekovremenih sati rada drugih zaposlenika i obuku te uvođenje u posao novih kandidata.
Ako su radnici otpušteni iz gospodarskih ili organizacijskih razloga, moguće je da će im biti isplaćena otpremnina, sukladno Zakonu o radu ili internim aktima poslodavca.
Također, ukoliko kompaniju napusti zaposlenik koji je zadužen za svoj portfelj klijenata, koji tvrtki donosi važne prihode, ti klijenti/kupci mogu jednim djelom istovremeno napustiti tvrtku i ‚otići sa zaposlenikom‘. To svakako može rezultirati gubitkom kupaca i imati dugoročan učinak na poslovanje tvrtke. Osim gubitka prihoda, to potencijalno znači dodatne troškove povezane s pronalaženjem novih kupaca i stjecanjem novih poslova.
Zadržavanjem kvalitetnog zaposlenika štedi se trošak u iznosu 1,5 godišnje bruto plaće tog zaposlenika, odnosno kompanija će odlazak jednog zaposlenika i njegovu zamjenu platiti iznosom za koji se može dodatno zaposliti još 1,5 radnika.
Troškovi zapošljavanja
Troškovi pribavljanja novih zaposlenika odnose se na:
- oglašavanje natječaja za zapošljavanje,
- plaćanje naknade agenciji za posredovanje pri zapošljavanju (headhunting, recruiting),
- poslovne selekcije: screening životopisa, testiranje kandidata za zapošljavanje, intervjuiranje, administrativni troškovi, sati bruto i plaće zaposlenih u HR-u i menadžera koji su bili angažirani u procesu zapošljavanja,
- ulaganje u employer branding kako bi se privukli što kvalitetniji kandidati i dr.
Svi zaposlenici dužni su proći određene edukacije, npr. iz područja zaštite na radu, a ovisno o specifičnostima radnog mjesta ponekad je potrebno i daleko više.
Također, novozaposleni, ma koliko iskusan bio, neće moći odmah postići istu produktivnost kao kompetentan zaposlenik koji odlazi. To uključuje investiranje vremena za obuku, a ne posao, gubitak radnog vremena i/ili produktivnosti zbog prilagodbe novom radnom mjestu.
Kada se govori o troškovima pribavljanja, oni mogu biti (ovisno o stručnosti i situaciji na tržištu) vrlo visoki. Za menadžerske pozicije često se angažiraju agencije za posredovanje pri zapošljavanju koje pružaju usluge traganja za talentima. Provizije spomenutih agencija kreću se prosječno od 8% do 20% godišnje bruto plaće zaposlenika kojega pribavljaju.
Ako se proces pribavljanja odvija interno, računaju se sati rada zaposlenika koji radi na poslovima regrutacije i selekcije. Ukoliko tvrtka djeluje u više različitih gradova recruiter će morati putovati, zato treba računati i njihove putne troškove i dnevnice.
Obveze poslodavca kod novog zapošljavanja
Poslodavac je dužan radniku prije početka rada dostaviti primjerak ugovora o radu kada je sklopljen u pisanom obliku te dostaviti primjerak prijave na obvezno mirovinsko i zdravstveno osiguranje u roku od osam dana od isteka roka za prijavu na obvezna osiguranja prema posebnom propisu.
Nadalje, poslodavac je obvezan u radnom odnosu radniku dati posao te mu za obavljeni rad isplatiti plaću, a radnik je obvezan prema uputama koje poslodavac daje u skladu s naravi i vrstom rada, osobno obavljati preuzeti posao.
Također, poslodavac ima pravo pobliže odrediti mjesto i način obavljanja rada, poštujući pri tome prava i dostojanstvo radnika te je dužan osigurati radniku uvjete za rad na siguran način i na način koji ne ugrožava zdravlje radnika.
Kada je u pitanju zaštita na radu, poslodavac je dužan pribaviti i održavati postrojenja, uređaje, opremu, alate, mjesto rada i pristup mjestu rada, te organizirati rad na način koji osigurava zaštitu života i zdravlja radnika, u skladu s posebnim zakonima i drugim propisima i naravi posla koji se obavlja.
Isto tako, poslodavac je dužan upoznati radnika s opasnostima posla koji radnik obavlja te je dužan osposobiti radnika za rad na način koji osigurava zaštitu života i zdravlja radnika te sprječava nastanak nesreća.
Radi utvrđivanja zdravstvene sposobnosti za obavljanje određenih poslova, poslodavac može uputiti radnika na liječnički pregled.
I ne zaboravite poraditi na employee brandingu. Dobrom korporativnom kulturom nećete samo dobiti (i zadržati) kvalitetne zaposlenike, već ćete svakako i uštedjeti.
Pripremio: Ivan VIDAS, mag. oec.
